Projenin amacı ve yönetici özeti
Çok şubeli işletmelerde iş gücü, kiradan sonraki en büyük gider kalemidir; buna rağmen vardiya kararı çoğu yerde hâlâ geçen haftaya bakarak verilir. Sonuç iki yönlü kayıptır: yoğun saatte personel yetmez, müşteri kaybedilir; sakin saatte fazla personel çalışır, maliyet boşa gider. İkisi de aynı gün, aynı şubede olabilir.
Ürünün ayrıştığı nokta, planı yayınladıktan sonra da devrede kalmasıdır: gün içinde gerçekleşen veriyi tahminle karşılaştırır, sapmayı erken görür ve somut aksiyon önerir.
Önce tahmin, sonra plan
Vardiya, geçmişin kopyası değil; beklenen talebin karşılığıdır. Plan her zaman bir tahmine dayanır ve o tahmin geriye dönük ölçülür.
Kararlar kural motorunda
Yasal limitler, dinlenme süreleri, minimum personel ve yetkinlik şartları modelin insafına bırakılmaz; test edilebilir kısıtlar olarak tanımlanır.
Gün içinde de çalışır
Plan yayınlandığında iş bitmez. Gerçekleşen ile tahmin arasındaki fark izlenir, sapma büyümeden aksiyon önerilir.
Bu ürün ne değildir
AI Vardiya Planlama bir puantaj ya da bordro yazılımı değildir; onların yerine geçmez, onlarla konuşur. Ürünün işi kaç kişinin, ne zaman, hangi görevde çalışacağına karar vermektir; bu kararın ücret ve yasal karşılığı mevcut İK/bordro sisteminde üretilmeye devam eder.
Ana ürün kapsamı
Aşağıdaki on başlık ürünün çekirdeğidir. Her biri tek başına bir modül değil; aynı karar döngüsünün birbirini besleyen halkalarıdır.
- Şube ve zaman dilimi bazlı talep tahmini — saatlik, günlük, haftalık çözünürlükte.
- Rol bazlı personel ihtiyacı hesaplama — her görev için ayrı iş yükü katsayısı.
- Yapay zekâ destekli vardiya oluşturma — kısıtlar ve maliyet birlikte optimize edilir.
- Personel uygunluk ve yetkinlik eşleştirmesi — kim, hangi görevde, ne zaman çalışabilir.
- Fazla veya eksik personel tespiti — plan ve gerçekleşen üzerinden çift yönlü.
- Fazla mesai maliyetlerinin azaltılması — mesai riski plan aşamasında görünür.
- İzin, hastalık ve gelmeme yönetimi — boşluk anında yeniden planlanır.
- Alternatif vardiya senaryoları — yayın öncesi karşılaştırmalı karar.
- Gerçekleşen sonuçlara göre sürekli öğrenme — her hafta hata payı ölçülür.
- Yönetim paneli, uyarılar ve karar destek raporları — tek ekranda operasyon.
Karar döngüsü
Ürün tek yönlü bir üretim hattı değil, kapalı bir döngüdür. Gerçekleşen sonuç bir sonraki tahmini besler; böylece sistem her hafta biraz daha isabetli plan kurar.
Veri
Satış, işlem, POS, takvim, kampanya, hava durumu ve etkinlik verisi toplanır.
Tahmin
Şube ve saat bazında beklenen yoğunluk, güven aralığıyla birlikte üretilir.
İhtiyaç
Yoğunluk, rol bazlı personel sayısına çevrilir; minimum kurallar uygulanır.
Optimizasyon
Uygunluk, yetkinlik, limit ve maliyet kısıtlarıyla vardiya alternatifleri kurulur.
Onay / Yayın
Otonomi seviyesine göre yöneticiye sunulur ya da kural içinde yayınlanır.
Geri besleme
Gerçekleşen sonuç ölçülür, sapma modele ve kurallara geri döner.
Döngünün kapanan tarafı ürünün asıl değeridir: yayınlanan planın ne kadar tuttuğu ölçülür, hata payı şube ve saat kırılımında saklanır ve bir sonraki tahmin bu hatayı düzelterek üretilir.
Talep tahmini
Tahmin tek bir sayı değil; bir aralık ve o aralığı üreten faktörlerin ağırlığıdır. Yönetici “neden bu kadar personel” sorusunun cevabını ekranda görebilir.
| Çözünürlük | Ne için kullanılır | Tipik ufuk |
|---|---|---|
| Saatlik | Vardiya blokları, açılış/kapanış kadrosu, yoğun saat takviyesi | 1–14 gün |
| Günlük | Haftalık vardiya taslağı, izin planlaması, part-time çağrısı | 1–8 hafta |
| Haftalık | Kadro planlama, sezonluk işe alım, bütçe projeksiyonu | 1–6 ay |
Veri olmadan tahmin olmaz
Sağlıklı bir saatlik tahmin için tipik olarak en az 12 ay geçmiş satış/işlem verisi ve şube bazında saat kırılımı gerekir. Daha kısa geçmişle de başlanabilir; bu durumda ilk haftalarda tahmin bandı geniş tutulur ve sistem hızlı öğrenme moduyla çalışır.
Rol bazlı personel ihtiyacı
Tahmin edilen yoğunluk tek bir “kaç kişi” sayısına değil, her görev için ayrı bir ihtiyaç eğrisine çevrilir. Kasa yoğunluğu ile mutfak yoğunluğu aynı saatte zirve yapmaz.
| Görev | İş yükünü belirleyen etken | Tipik kural |
|---|---|---|
| Şube yöneticisi | Açılış/kapanış, gün içi denetim, istisna yönetimi | Her açık saatte en az 1 yetkili |
| Vardiya yöneticisi | Aynı anda çalışan personel sayısı | 6+ kişilik vardiyada zorunlu |
| Kasa personeli | Saatlik işlem/fiş sayısı, ortalama işlem süresi | Ortalama 3 dk üzeri beklemeye izin verme |
| Mutfak personeli | Ürün adedi, kategori karması, hazırlık süresi | Sıcak hat için minimum 2 kişi |
| Servis personeli | Masa/müşteri sayısı, oturma süresi | Personel başına maksimum masa sayısı |
| Kurye | Paket servis sipariş adedi, teslim mesafesi | Teslim süresi hedefi aşılırsa +1 kurye |
| Temizlik personeli | Ziyaretçi sayısı, alan büyüklüğü, vardiya sonu rutini | Kapanış vardiyasında zorunlu |
| Destek personeli | Depo/kabul, reyon, hazırlık işleri | Sevkiyat günlerinde takviye |
İş yükü katsayısı
Bir kasiyerin saatte kaç işlem, bir mutfak personelinin saatte kaç ürün karşıladığı ölçülür; katsayı gerçekleşen veriyle sürekli güncellenir.
Yetkinlik matrisi
Kim hangi görevi yapabilir, hangi sertifikaya sahiptir, hangi kasa yetkisi vardır — plan bu matrisin dışına çıkamaz.
Minimum kadro
Tahmin ne kadar düşük olursa olsun güvenlik, mevzuat ve marka standardı gereği inilemeyecek bir taban vardır; optimizasyon bu tabanı delmez.
Akıllı vardiya planlama
Vardiya kurmak bir tabloyu doldurmak değil; birbiriyle çelişen onlarca kısıtı aynı anda gözeten bir optimizasyon problemidir. Sistem kısıtları tek tek tanımlar, hangisinin ihlal edilemez hangisinin tercih olduğunu ayırır ve sonucu puanlar.
| Kısıt | Tip | İhlal edilirse |
|---|---|---|
| Yasal günlük/haftalık çalışma limiti | Sert | Plan üretilmez |
| Vardiyalar arası dinlenme süresi | Sert | Plan üretilmez |
| Görev için zorunlu yetkinlik | Sert | Plan üretilmez |
| Şube minimum kadro tabanı | Sert | Plan üretilmez |
| Onaylı izin ve uygunsuzluk | Sert | Plan üretilmez |
| Fazla mesai bütçesi | Yumuşak | Plan geçerli, puanı düşer; mesai riski raporlanır |
| Çalışan vardiya tercihi | Yumuşak | Plan geçerli, memnuniyet puanı düşer |
| Adil vardiya dağılımı | Yumuşak | Plan geçerli, dengesizlik yöneticiye gösterilir |
| Ardışık kapanış–açılış ataması | Yumuşak | Plan geçerli, uyarı üretilir |
Motor tek bir plan değil, birden çok alternatif üretir ve her birini maliyet, hizmet seviyesi ve risk ekseninde puanlar. Yönetici neyin neden feda edildiğini görerek seçer.
Senaryo simülasyonu ve gün içi operasyon
Yayın öncesinde “ya şöyle olsaydı” soruları ekranda denenir; yayın sonrasında ise gerçekleşen veri plana karşı okunur.
Alternatif planlar
Aynı talep tahmini için farklı kadro kurguları: maliyet, beklenen bekleme süresi ve mesai riski yan yana karşılaştırılır.
“Ne olurdu” testi
Bir kişi eksik olsa, kampanya bir gün kaysa, hava bozsa planın nasıl değişeceği simüle edilir.
Sapma alarmı
Gerçekleşen yoğunluk tahmin bandının dışına çıktığında uyarı üretilir; öneri somuttur — çağrılabilecek personel, kaydırılabilecek mola.
Boşluk yönetimi
İzin, rapor veya gelmeme durumunda uygun ve yetkin personel listesi kurallara göre sıralanır; onayla birlikte plan güncellenir.
Kontrollü otonomi
Sistem ilk günden karar vermez. Yetki, güven arttıkça kademeli olarak devredilir; her seviyede geri dönüş mümkündür ve her otonom aksiyon kayda geçer.
Öneri
Sistem tahmin ve plan önerir, uygulamaz. Yönetici planı elle kurar, sistemin önerisini referans alır.
Onaylı aksiyon
Plan ve değişiklikler hazır gelir; yayınlanması için yönetici onayı şarttır.
Kural içinde otonom
Tanımlı sınırların içindeki değişiklikleri sistem kendisi uygular ve bildirir; sınır dışına çıkan her şey onaya düşer.
Tam otonom (sınırlı kapsam)
Seçilmiş şube ve senaryolarda süreç uçtan uca sistemde; yönetici istisna ve itirazla ilgilenir.
Geri alınabilirlik
Otonom uygulanan her aksiyonun öncesi ve sonrası saklanır. Bir değişiklik tek tıkla geri alınabilir; geri alma da kayda geçer ve modelin güven puanına yazılır.
Entegrasyonlar, panel ve KVKK
AI Vardiya Planlama mevcut sistemlerin yerine geçmez; POS’tan satışı, İK’dan kadroyu okur, planı geri yazar.
- Personel uygulaması: vardiya görüntüleme, değişim talebi, izin talebi, onay bildirimi.
- Yönetim paneli: şube karşılaştırması, tahmin isabeti, mesai riski ve maliyet raporları.
- Rol bazlı yetki: şube yöneticisi yalnızca kendi şubesini, bölge yöneticisi kendi şubelerini görür.
- Kişisel veri asgari düzeyde işlenir; performans puanlama ve gözetim amaçlı kullanım kapsam dışıdır.
- Tüm plan değişiklikleri kim/ne zaman/neden bilgisiyle denetim izine yazılır.
- Veri yerleşimi müşteride: on-prem, özel bulut veya hibrit kurulum.
KPI, kazanım ve ticari model
Kazanım iddiası değil ölçüm üzerinden raporlanır: pilot öncesi ve sonrası aynı metrik karşılaştırılır.
| KPI | Ne ölçer |
|---|---|
| Tahmin isabeti | Şube × saat kırılımında ortalama mutlak hata |
| Fazla mesai oranı | Planlanan ve gerçekleşen mesai saatinin toplam içindeki payı |
| Eksik kadro saati | Minimum kadronun altında geçen süre |
| Personel maliyeti / ciro | İş gücü maliyetinin satışa oranı |
| Hizmet seviyesi | Yoğun saatte hedef bekleme süresinin aşılma oranı |
| Plan istikrarı | Yayından sonra değişen vardiya bloğu oranı |
Teslim ve ticari model
Pilot iki–üç şubede, geçmiş veriyle geriye dönük doğrulama (backtest) yapılarak başlar; isabet oranı kabul edilebilir bulunursa canlı plana geçilir. Kurulum tek seferlik, işletme şube başına aylıktır.
AI Vardiya Planlama için demo planlayalım
Kapsam dokümanı üzerinde bir keşif görüşmesiyle senaryo, süre ve fiyat netleşir.